새로운 온라인 활동을 시작하려는 분들에게 가장 먼저 필요한 준비물은 무엇일까요? 바로 디지털 세상의 신분증이자 열쇠인 ‘지메일(Gmail)’ 계정입니다. 여기서는 계정을 만들고 기본 셋팅을 통하여 초보자도 프로처럼 보이는 Gmail 사용법을 알려드리겠습니다.
우리가 스마트폰을 사용하고, 유튜브로 영상을 보고, 인터넷에서 정보를 찾는 모든 과정의 중심에는 구글 계정이 있습니다. 구글 계정을 기반으로 하는 지메일은 이 모든 서비스를 연결하는 ‘메시지 허브’ 역할을 합니다.
Gmail 사용법을 익히는 것은 단순히 이메일 사용법을 익히는 것이 아닙니다. 이는 구글이 제공하는 수많은 도구(캘린더, 문서, 드라이브 등)를 자유자재로 활용하여 나의 일상을 더 풍요롭게 만드는 ‘디지털 리터러시(활용 능력)’를 키우는 과정입니다.
네이버와 카카오에 익숙한 중장년층의 한국인이라면 굳이 Gmail 을 사용하는 것이 꼭 필요할까?라고 생각할 수 있지만 이미 스마트폰을 사용하고 있는 사람이라면 이미 최소 1개이상의 구글 계정이 만들어져 있을 것이라고 생각합니다. 처음에는 낯설 수 있지만, 전체적인 맥락을 이해하고 나면 지메일은 여러분의 온라인 활동을 가장 든든하게 지원해 주는 파트너가 될 것입니다. 이제 그 설레는 첫걸음을 함께 시작해 볼까요?
1. Gmail 사용법: 계정과 보안
Gmail을 사용하기 위한 계정 생성부터 스마트한 메일함 관리까지 Gmail 의 구조를 이해하고, 가장 깔끔한 첫 화면을 세팅하는 Gmail 사용법을 살펴보겠습니다.
1-1 계성생성하기
앞에서도 언급했듯 안드로이드 기반의 스마트폰을 사용하거나 사용했던 적이 있다면 이미 생성된 계정이 있다고 봐야합니다. 자신의 구글 계정을 찾는 방법은 구글 계정 센터를 이용하여 자신의 계정을 찾고 복구 할 수 있습니다. 이밖에 가장 간단하게 확인 할 수 있는 방법은 휴대전화의 설정에서 계정 메뉴를 통한다면 자신의 구글 계정을 빠르게 확인 할 수 있습니다. (안드로이드 기반의 휴대전화)
📌휴대전화 설정 > 계정 및 백업 > 계정관리
만일 여러 이유로 계정에 접근이 어렵다면 고민 없이 그냥 새로운 계정을 생성하는 것이 가장 빠릅니다.
📌새로운 Gmail 계정 만들기
Gmail 계정만들기 페이지로 이동합니다. -> 계정만들기 Click -> 로그인 페이지에 이메일 또는 휴대전화를 넣고 계정만들기를 클릭합니다. 이때 써넣은 이메일 또는 휴대폰으로 계정 생성확인 G코드가 전송됩니다.
영문 이름과 생년월일을 넣습니다.
영문이름과 생년월을 넣으면 구글에서 이 정보를 바탕으로 2개의 추천 Gmail 아이디를 기본으로 추천합니다. 이때 마음에 드는 것이 있다면 선택하고 다른 ID를 원한다면 마지막 내 Gmail 주소 만들기를 선택합니다. Gmail 주소는 온라인 활동의 방향을 결정하는 중요한 단계입니다. 단순히 메일을 보내고 받는 기능을 넘어서 온라인으로 하고자 하는 목표가 다양하다면 전략적으로 계정을 설계하는 것이 필요할 수도 있습니다.
개인용, 수익 활동(부업)용 , 업무용, 그리고 각종 구독이나 결제등의 용도로 사용하는 계정을 분리하는 것 처럼 말입니다. 이때 계정 네이밍은 개인 브랜드와 연결되기 때문에 일관성과 기억 용이성을 고려해야 합니다. 장기적으로 도메인 이메일로 확장할 가능성도 염두에 두면 계정 설계의 완성도가 높아집니다.
원하는 네이밍을 넣고 비밀번호까지 설정을 마치면 휴대폰으로 코드가 전송됩니다. 전송된 코드를 입력하고 다음을 누릅니다.
설정한 Gmail 계정 정보를 확인하고 다음 버튼을 누르면 마지막으로 안내 문구가 뜹니다. 간단히 확인하고 마지막으로 체크박스를 체크하고 확인합니다.
이제 Gmail 계정 생성이 완료되었습니다.
1-2 2단계인증 설정하기
Gmail 사용법을 익히기 전, 가장 먼저 확인해야 할 것은 바로 ‘보안’입니다. 구글 계정은 온라인 활동에 필요한 많은 정보를 담습니다. 각종 사이트에 접근할 수 있는 비밀번호 저장은 물론 각종 결제 등 민감한 정보가 저장되는 수단이므로, 계정 해킹은 단순한 불편함을 넘어 경제적 손실로 이어질 수 있습니다.
2단계 인증(2FA)을 설정하면, 누군가 내 비밀번호를 알아내더라도 내 스마트폰을 통한 추가 승인 없이는 로그인이 불가능합니다. 이는 지메일뿐만 아니라 구글 드라이브, 유튜브, 애드센스 등 모든 구글 서비스를 안전하게 보호하는 가장 확실한 방법입니다.
📌2단계 인증 설정하기
2단계 인증은 구글 계정으로 로그인 후 계정관리 화면에서 등록 할 수 있습니다. PC사용이 불편하다면 휴대전화에서 설정도 가능합니다.
설정을 마치고 나면 본인이 사용하고 있는 기기에 대한 정보 및 어떠한 보안이 설정되어 있는지 자세하게 알려줍니다. 현재 내 계정에 로그인된 기기 목록과 보안 취약점을 한눈에 파악할 수 있습니다. 사용하지 않는 오래된 기기가 로그인되어 있다면 로그아웃하고 보다 확실하게 보안을 강화할 수 있습니다. 요즘은 경제활동을 비롯하여 일상에 이르는 전반적인 것들이 온라인에서 관리됨으로 해킹에 대한 경각심을 잃지 않도록 하는 것이 좋습니다.
2. Gmail 사용법: 편지쓰기
2단계 인증까지 설정하여 구글 계정 활성화 준비를 마쳤다면 본격적으로 Gmail 사용법을 익혀보겠습니다.
계정에 로그인 되어 있다면 브라우져 우측 상단 바둑판 아이콘을 누르면 구글의 다양한 서비스에 바로 진입이 가능합니다. 계정에서 보여지는 서비스 항목은 계정의 성격에 따라 조금씩 다를 수 있습니다. 하지만 기본적인 드라이브, 메일, 유튜브와 같은 대표 서비스는 모두 동일합니다.
Gmail로 진입하면 우측처럼 메일창이 활성화 됩니다. 이제부터 스마트한 Gmail 사용법을 살펴보도록 하겠습니다.
2-1 메일쓰기 창의 기본 항목 설정
①보내기: 별도 설정없이 보낼때 보내기 쪽 클릭.
우측의 화살▼를 누르면 예약발송도 가능합니다.
예약발송은 밤 늦은 작업시 다음날 업무시작 시간에 맞춰 메일을 발송할 수도 있고 정확한 시간에 맞춘 메일발송이 필요할 때 매우 유용한 기능입니다.
② 서식지정:
일반 텍스트가 아니고 워드 문서와 같이 서식을 지정하고 할 경우 사용합니다. 서식 지정을 활성화 하면 아래와 같은 서식 툴바가 활성화 됩니다.
여기서 서체 디자인 및 크기, 굵기, 텍스트의 스타일등 다양한 서식을 적용하여 효율적인 문서작성을 가능케 합니다.
③파일첨부: 내 PC상의 다양한 파일을 첨부할 수 있습니다.
④링크삽입: 메일에 직접 링크를 걸어 작성할 수 있습니다.
⑤그림이미티콘사용: 다양한 이모티콘을 삽입할 수 있습니다.
⑥ 구글드라이브 파일 첨부: 구글 드라이브에 보관된 파일을 첨부합니다.
⑦그림삽입: 메일상에 그림을 삽입합니다. (첨부의 형태가 아닌 내용에 삽입됩니다)
⑧ 비밀모드: 비밀모드 기능은 민감한 정보를 보낼 때 비밀번호나 자동 삭제 기능등을 설정하여 보내기가 가능합니다.
비밀모드를 클릭하면 위와 같은 설정창이 뜹니다. 만료일은 설정한 기간이 지나면 메일 내용과 첨부파일이 자동으로 삭제(폭파)되어 볼 수 없습니다. 또한 비밀모드로 발송된 메일은 복사, 전달, 다운로드, 인쇄할 수 없으며 필요한 경우 비밀번호를 설정하여 문자 메시지로 받은 인증 코드를 입력해야 메일을 열 수 있도록 설정할 수 있습니다. 하지만 비록 비밀 모드라 하더라도 수신자가 화면을 스크린샷으로 캡처하거나 사진을 찍는 것을 방지할 수는 없으므로 완벽한 보안이 필요한 내용이라면 주의가 필요합니다.
⑨서명삽입
서명은 메일 하단에 명함처럼 따라붙는 서식입니다. 서명을 잘 셋팅해두면 받는이에게 신뢰감을 형성하는데 큰 도움이 되며 업무시 필요한 연락처 전달을 보다 효과적으로 할 수 있습니다. 만일 생성한 서명이 없다면 아래처람 서명없음이 기본값으로 보여집니다.
서명을 설정했다면 작성해둔 서명을 지정할 수 있는데 서명의 생성은 아래와 같이 설정창에서 생성하실 수 있습니다.
좌측 상단 햄버거 메뉴(가로줄3개)를 눌로 설정창으로 진입 > 기본설정 > 서명 > +새로만들기를 클릭합니다.
구글 메일은 다중 서명을 지원하므로 서명관리에 사용할 이름을 넣고 만들기를 클릭합니다.
생성한 서명란에 넣을 내용을 작성합니다.
새메일을 작성할 때 사용할 서명 / 답장, 전달시 사용할 서명…등을 기본값으로 셋팅할 수 있고 업무별로 각기 다른 서명을 생성 관리할 수 있는 멀티 서명을 지원합니다. 여러개의 서명이 작성되어 있을경우 메일 작성시 ⑨번 버튼을 눌러 [서명관리]를 통해 지정할 수 있습니다.
2-2 Gmail 사용법: 가독성 좋은 메일작성 Tip
앞서 살펴본 다양한 기능은 메일도 워드 프로그램처럼 보기 좋은 서식으로 작성 할 수 있게 합니다. 효율적인 메일링을 위해서 가독성을 높이는 Gmail 사용법 소개하겠습니다.
① 핵심을 찌르는 ‘넘버링(Numbering)’ 및 글머리 설정하기
여러 가지 내용을 전달할 때 문장으로 길게 나열하면 핵심이 흐려집니다. 이때 가장 효과적인 방법이 바로 번호 매기기입니다.
활용법: “확인했습니다”, “고맙습니다” 같은 인사말 뒤에 1, 2, 3 번호를 붙여 일시, 장소, 비용 등 핵심 정보를 구분하면 가독성을 높이는데 많은 도움이 됩니다. 한 문장만 쓰더라도 번호를 매기면 훨씬 명확해집니다. 내용상 넘버링을 사용하기 애매한 경우 목록기호를 사용해도 좋습니다. 넘버링과 목록기호는 기본설정에서 2-1 ② 서식지정을 눌러 활성화된 메뉴를 이용할 수 있으며 더욱 빠른 단축키 사용도 가능합니다.
Ctrl + Shift + 7(번호 매기기) 또는 Ctrl + Shift + 8(목록기호)을 누르면 즉시 리스트를 만들 수 있습니다.
② 시각적 강조와 첨부 파일 매너
메일에 꼭 확인해야 할 주요핵심 단어는 강조하기를 표시하는 것이 좋습니다. 핵심 키워드에 굵게(Bold) 표시를 하거나 배경색을 넣어 시각적으로 구분하는 것이죠. 또 메일에 첨부되는 일이 있다면 반드시 본문에 반드시“첨부 파일 확인 부탁드립니다”라는 문구를 넣는 것이 매너입니다. Gmail은 이러한 문구가 작성된 메일에서 첨부 파일을 잊고 발송하기를 누를 경우”파일을 잊으신 것 같습니다”라는 알림창을 띄워주는 스마트한 기능이 탑재되어 있습니다. 본문에 첨부 파일 언급을 습관화하면 실수를 이중으로 방지할 수 있습니다.
③ 신뢰를 주는 Gmail 사용법: 프로필과 텍스트 서명
우리는 앞에서 Gmail의 서명을 설정하는 방법을 배웠습니다. 메일 하단의 서명은 당신의 온라인 명함입니다.서명은 단순히 텍스트를 포함하여 인의 얼굴이나 브랜드 로고같은 이미지 삽입도 가능합니다.
본인의 프로필 사진이 들어간 서명은 신뢰도를 높여주고 로고와 같은 이미지로 된 서명은 브랜드 각인의 효과가 있습니다. 다만 이런 이미지만으로 된 서명은 상대방이 텍스트를 긁어 복사하기 어려운 단점도 존재합니다. 연락처나 주소 같이 복사하여 사용하기 쉬운 정보들은 텍스트와 함께 서명을 작성하는 것이 더 효과적일 수 있습니다.
2-3 보내기 실수를 방지하는 Gmail 사용법: ‘보내기취소’
메일을 작성하다 보면 첨부파일을 빠뜨리거나 엉뚱한 주소를 잘 못 쓰거나 하는 등의 실수를 하는 경우가 있습니다. Gmail은 이런 ‘아차’ 하는 순간을 수습할 수 있는 강력한 기능들이 숨어 있습니다. 바로 보내기 지연시간을 설정하여 발송 후 수 초 동안 보낸 파일을 검토할 수 있는 기회를 한 번 더 가질 수 있습니다.
보내기 취소 설정은 설정 > 기본설정 > 보내기 취소에서 5~30초간 설정할 수 있습니다. 보내기 취소는 엄밀하게 말해서 이미 발송된 메일을 회수하는 것이 아니라 발송버튼을 누르고 난 후 설정된 시간 이후에 실제 메일을 발송하는 지연 발송의 개념입니다. 전송 버튼 클릭 후 설정한 시간만큼 우측의 메세지창이 활성화되어 실행취소 명령을 할 수 있습니다. 메일로 비교적 중대한 업무 결정 사항을 주고 받는 경우에는 지연 시간을 최대로 늘리고 다시 한 번 꼼꼼한 검수를 하는 것을 권유합니다.
3. Gmail 사용법: 받은 편지함 셋팅하기
3-1 받은편지함 카테고리 분류하기
Gmail은 기본적으로 수신된 메일들을 카테고리별로 분류하여 보여줍니다. 카테고리는 아래와 같이 분류되어 있으며 기본설정을 통하여 원하는 항목만 보여지도록 편집하는 것이 가능합니다. 다만 카테고리를 새롭게 신설하는 것은 불가능하며 보다 세밀한 분류가 필요한 경우 다음장에서 설명드릴 라벨 기능을 이용하여 자신만의 분류 체계를 만드는 것은 가능합니다.
Gmail 받은 편지함 카테고리 설정
①기본: 지인과의 대화나 다른 탭에 속하지 않은 메일이 들어옵니다. (기본값 언제나 보여지는 카테고리)
②구매: 영수증, 청구서, 배송 확인서 등이 포함됩니다.
③소셜: SNS 알림 및 미디어 공유 사이트의 메일입니다.
③업데이트: 사용중인 프로그램, 서비스 페이지 등 시스템에서 자동 발송되는 메일입니다.
④포럼: 온라인 커뮤니티나 게시판의 메일입니다.
⑤프로모션: 마케팅, 할인 혜택, 광고 메일이 분류됩니다.
너무 많은 카테고리가 부담스럽다면 설정값을 변경하여 보고자 하는 항목만 선택할 수 있습니다. 다만 이러한 설정이 수신된 메일을 자동적으로 삭제하거나 선별하여 수신하는 것은 아니며 단순히 초기 화면에서 노출되지 않도록 하는 것이므로 설정에서 숨겨둔 메일을 확인하고자 할 경우 좌측의 ∨더보기 > [전체보관함]을 통하여 확인 가능합니다.
만약 특정 메일이 잘못 분류되었다면, 해당 메일을 원하는 카테고리로 드래그해서 옮기기만 하면 됩니다. 이때 “앞으로도 이 주소의 메일을 이동할까요?”라는 팝업에서 ‘예’를 누르면 지메일이 학습하여 다음부터는 자동으로 분류해 줍니다
3-2 페이지당 표시 개수 ‘100개’로 변경하기
기본 설정은 한 페이지에 표시되는 메일 수가 적어, 과거 메일을 찾으려면 계속해서 ‘다음’ 버튼을 눌러야 합니다. 이 번거로움을 줄이기 위해 표시 개수를 늘려 표시할수 있습니다.
[설정 방법]: [설정] -> [기본설정] 탭 상단의 ‘페이지당 표시 개수’를 100으로 변경합니다
이렇게 설정하면 한 번에 100개의 메일을 스크롤만으로 빠르게 훑어볼 수 있어, 페이지를 넘기며 기다리는 시간을 획기적으로 아낄 수 있습니다.
마침글
기초를 탄탄히 다졌다면, 메일을 주고 받는 것 이외에 업무 효율을 200% 높여주는 Gmail의 숨은 기능들도 살펴볼 차례입니다. 다음편에서는 메일이 오자마자 알아서 분류되는 라벨과 필터 활용법, 검색창의 활용, 채팅과 미팅까지 Gmail에서 제공하는 편리한 기능까지 배워보겠습니다.
여러분의 메일함이 ‘일이 쌓이는 곳’이 아닌 ‘성과가 만들어지는 곳’이 되도록 조금 더 깊이 있는 Gmail 사용법을 살펴보겠습니다.